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Budget

1 500 - 3 000

Posté le

08/09/16 12:09

client

jul***

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Description du projet :

Portail numérique [obscured]

Besoin de développement spécifique

 

 

 

Qui sommes-nous ?

 

[obscured] est une société de lutte contre les nuisibles qui intervient en priorité dans les restaurants et commerces de bouche. En fonction des besoins, nous vendons à des professionnels des contrats de maintenance, qui consistent en un passage régulier d’un technicien applicateur hygiéniste dans un établissement ; à chacun de ses passages, le technicien contrôle un dispositif de luttes anti-nuisibles constitué d’appâts empoisonnés et de différents pièges, en vue de protéger l’établissement de l’intrusion et de la prolifération de nuisibles.

A cela s’ajoute de manière ponctuelle des interventions spéciales, le plus souvent chez des particuliers, qui nous appellent pour des problèmes spécifiques (cafards, punaises de lit…).

 

Nous disposons à ce jour de différents outils numériques, plus ou moins interconnectés, qui nous permettent de suivre les différents aspects de notre activité (développement commercial, activité des techniciens, facturation, etc.).

 

Au 1er janvier 2017, nous proposons notre marque en franchise afin de couvrir un territoire national. Nous avons donc pris la décision de réunir les différentes solutions que nous utilisons actuellement dans un seul et même portail, accessible depuis un point d’entrée unique.

 

 

Nos outils

 

Actuellement, nous utilisons trois différents logiciels en mode SaaS dont nous sommes satisfaits. A priori, chacun dispose d’une API ouverte.

 

Développement commercial : You don’t need a CRM !

Notre suivi commercial est assuré par un logiciel français, You don’t need a CRM ! Il est tout à fait satisfaisant pour suivre les affaires et projeter les chiffres à venir. Les devis et contrats sont aujourd’hui rédigés sur des fichiers word, envoyés par mails, et attachés au logiciel sur la fiche client correspondante.

 

Planning et activités de techniciens : Synchroteam

Le suivi de la partie opérationnelle est assuré par l’outil Synchroteam. Quand un contrat est signé, le responsable technique créé un client dans l’outil Synchroteam, assorti de tous les renseignements nécessaires. Les différentes interventions sont alors suivies dans cet outil.

 

Factures et comptabilité : Quickbooks

La facturation et comptabilité est effectuée dans le logiciel Quickbooks, qui est synchronisé avec Synchroteam. Lorsqu’un client est créé dans Synchroteam, il est automatiquement créé dans Quickbooks et réciproquement. Ainsi il n’y a pas besoin de créer à nouveau le client. Les factures sont émises et envoyées depuis Quickbooks (ainsi que des devis au besoin), le paiement, recouvrement ainsi que le suivi de toutes les affaires comptables de l’entreprise y sont également suivis.

NB : Il est possible d’intégrer un lien dans You don’t Need a CRM ! vers des devis et factures créés dans Quickbooks.

 

Nos besoins

1° Page d’accueil Portail

 

Notre premier besoin est tout d’abord de créer une page d’accueil commune qui puisse réunir l’ensemble de ces applications. En se loguant une fois, l’utilisateur pourrait accéder aux icones de ces 3 solutions et choisir celles qu’il veut ouvrir, ainsi que d’autres éventuellement (type Dropbox, Slack, etc.). Le but étant de créer un portail unique pour notre entreprise (même si les solutions sont issues du marché).

 

2° Application de rédaction de contrat

 

Un deuxième besoin est de pouvoir connecter plus aisément la rédaction des contrats avec notre outil de facturation. En effet, nous éditions peu de devis, mais toujours des contrats. A ces contrats sont attachés des conditions générales de vente, un diagnostic du site en question, ainsi qu’un certain nombre d’informations indispensables et obligatoires qui ne figurent pas sur un simple devis. D’où l’impossibilité d’utiliser au quotidien la fonction devis de l’outil Quickbooks et le recours systématique à un document word. Ce recours est une source d’erreur et de perte de temps.

 

Notre objectif est donc de créer une application intermédiaire qui permettrait, depuis You don’t need a CRM ! , de créer un contrat numérique, dans lequel tout pourrait être modifiable, et de l’envoyer au client. Une fois le contrat accepté par le client, l’application envoie les données chiffrées du contrat (produits, prix) vers l’outil Quickbooks, qui crée le client et édite la facture. Le contrat est alors archivé dans le CRM ou dans Dropbox par exemple.

 

Dans l’idéal, cette application fournira une interface en wysiwyg, synchronisée avec le catalogue produits dans Quickbooks, et qui figurera tous les éléments de notre contrat.